Aplikacja do zadań - nie tylko specjalnych [NOZBE]

Gdy nie chcesz pamiętać o zadaniach - zapisz je i zapomnij

Lubię pisać na papierze. Lubię skreślać. Lubię mieć kartkę z zadaniami przed oczami. Ale oprócz tego - lubię też nie pamiętać. Zrobiłam się wygodna i wolę aby za mnie pamiętała np. aplikacja. Dlatego od dawna korzystam z Google kalendarza. Wpisuję do niego wszystkie zaplanowane spotkania, wizyty u lekarza, wydarzenia itp. I mogę o nich zapomnieć. Jest też mała szansa na to, że je przegapię - kalendarz mam zsynchronizowany z telefonem i za każdym razem (w wybranym przeze mnie terminie "przed") dostaję powiadomienie - przypomnienie.

Telefon jest chyba jedyną rzeczą, którą mam przy sobie praktycznie przez cały czas. Mieści się do kieszeni, pełni rolę łączności ze światem - nie tylko telefonicznej ale i internetowej ;-) tam mam zapisane artykuły do przeczytania (nawet gdy będę offline). Tam też mogę w każdej chwili zrobić notatki w Evernote oraz zapisać zadania, o których akurat pomyślę czy wpisać coś na listę zakupów. No i sprawdzić w kalendarzu czy danego dnia mogę się umówić i o której godzinie, czy może mam już coś zaplanowane.

Pamiętam jak kiedyś umawiałam się z koleżanką. Ona też wpisywała sobie zaplanowane sprawy do kalendarza ale papierowego, wiszącego na ścianie. Niestety rozmawiałyśmy poza jej domem więc termin spotkania mogła potwierdzić dopiero telefonicznie, po powrocie do domu i sprawdzeniu w kalendarzu. Mało wygodne ale oczywiście - co kto lubi.

Synchronizacja jest ważna bo wygodna

Jeśli szukasz kalendarza elektronicznego lub aplikacji do list zadań, sprawdź, czy jest ona dostępna na wszystkie urządzenia, których używasz. Może tak być, że z listą zadań pracujesz głównie przy komputerze ale możliwość przejrzenia jej lub dopisania czegoś, co akurat wpadło Ci do głowy po drodze do domu jest bardzo przydatne. Myślę, że nawet jeśli nie od razu, to za jakiś czas to docenisz a później już nie będziesz sobie mogła wyobrazić tego, że można byłoby tego nie mieć.

Współpraca z innymi aplikacjami, których używasz

Gdy szukałam aplikacji do list zadań zwracałam uwagę na to, czy mogę ją połączyć m.in. z kalendarzem, którego używam. W moim przypadku jest to Google Calendar. Na szczęście jest on popularny więc sporo aplikacji ma możliwość takiej integracji. Dlaczego mi na tym zależało? W kalendarzu Google możesz mieć wiele kalendarzy i łatwo przełączać się pomiędzy widokami. Wyświetlenie w nim listy zadań oraz czasu, który będę potrzebowała na ich wykonanie bardzo ułatwia zaplanowanie dnia.

Analogowo vs elektronicznie

Kiedyś zapytałam Was na Facebooku, czy wolicie planować na papierze czy w aplikacji. I większość głosów była jednak za analogowym planowaniem. W papierowym planerze / kalendarzu / liście zadań. Tak jak pisałam, ja też bardzo lubię papier. Ale listę zadań, którą trzymasz w aplikacji możesz sobie przecież wydrukować i później sobie po niej mazać i skreślać ;-)

Możesz też codziennie przeglądnąć swoje listy i projekty w aplikacji, wybierać te, na których aktualnie chcesz się skupić i wypisać zadania na dany dzień na kartce lub w planerze / notesie. Ja ostatnio właśnie tak robię - po uszkodzeniu się mojego smartfona postanowiłam sobie zrobić przerwę w ciągłym "byciu online" i sprawdzić, czego faktycznie potrzebuję, a co jest zbędne i zajmuje tylko mój czas. Taki detox ;-) Jednak nadal uważam, że trzymanie list zadań (np. te powtarzających się) oraz projektów jest dużo wygodniejsze w aplikacji pomimo tego, że w ciągu dnia pracuję z notesem.

Jakie widzę zalety cyfrowego planowania:

• Łatwa i szybka edycja zadań
• Możliwość sprawnego przenoszenia zadań pomiędzy listami / projektami
• Edycja notatek. Dodawanie nowych notatek. Załączanie plików (np. zdjęcia, dokumenty)
• Możliwość wydrukowania wybranej listy zadań np. na dany dzień
• Wygodne udostępnianie z innych aplikacji jako zadań (np. w Adnroid: Udostępnij > aplikacja)
• Przesyłanie zadań bezpośrednio ze skrzynki e-mail + dodawanie komentarzy (jako prześlij dalej)
• Ustawienie cyklicznych zadań (np. płatności)
• Łatwość segregacji, przeglądu, porządków na liście zadań.
• Możliwość współpracy z innymi (często jako funkcja dostępna tylko w wersjach premium)
• Możliwość udostępnienia swojego kalendarza (np. Google) innym (widok kiedy jesteś zajęta)
• Dostępność w każdej chwili (pod warunkiem, że masz przynajmniej smartfona przy sobie)

Aplikacja do planowania zadań i projektów - Nozbe

O Nozbe słyszałam już dość dawno i kilka razy do niego podchodziłam (używałam po prostu innej aplikacji do której byłam przyzwyczajona). Aplikacja jest oparta o metodę GTD (Getting Things Done) - jeśli chcesz zacząć lepiej ogarniać siebie i swoje zadania - to zapoznaj się z filmami od Nozbe (na kalnale YouTube), w których nie tylko poznasz możliwości aplikacji ale również nauczysz się zarządzać swoimi zadaniami i sobą w czasie.

---

Jeśli chcesz poznać tajniki dobrej organizacji - sprawdź książkę Michała Śliwińskiego, twórcy NOZBE: "10 kroków do maksymalnej produktywności" która nie tylko pokazuje, jak korzystać z jego aplikacji, ale przede wszystkim pomaga stworzyć własny system produktywności w oparciu o dowolne narzędzia.

---

Jak zacząć działać z Nozbe?

Nie będę wymyślać koła na nowo i tworzyć instrukcji "krok po kroku" jak korzystać z Nozbe. Po instalacji na każdym kroku będziesz miała odstępne filmy instruktażowe. I to jest cudowne - jesteś prowadzona za rękę przez aplikację - nie pogubisz się ;-)

Podam Ci tylko kilka szczegółów, które ja chciałabym znać zanim jeszcze zaczęłabym korzystać z aplikacji. Drobiazgi takie :-)

Załóż konto na nozbe.com i pobierzesz aplikację (możesz też korzystać przez przeglądarkę).

Przez pierwsze 30 dni będziesz mogła wypróbować wersję PRO, później, jeśli nie zdecydujesz się na zakup możesz dalej korzystać bezpłatnie z lekko ograniczonej wersji (np. ograniczenie do 5 projektów, brak możliwości dodawania współpracowników). Na własne potrzeby lub na początek możliwości bezpłatnej wersji powinny spokojnie wystarczyć.

Gdybyś jednak zdecydowała się wykupić abonament, możesz zyskać  dodatkowy miesiąc przy zakupie Nozbe na rok  wpisując kod promocyjny jestemonline lub klikając tutaj: http://nozbe.com/a-jestemonline

Po prostu zacznij korzystać. A filmy instruktażowe oglądaj "przy okazji". Jest ich tyle, że jak zaczniesz tylko oglądać aby się nauczyć - możesz nie mieć już czasu na planowanie ;-)

Na początek możesz obejrzeć:

1. Film instruktażowy
2. Przegląd interfejsu
3. Pomoc techniczna w j. polskim (w razie potrzeby)

Po instalacji zacznij używać. Codziennie.

Plus (prawy dolny róg) - dodajesz nim (zadania / projekty) 

Trzy kropki (na dole) - pod nimi są ukryte opcje (np. usuń / zmień / klonuj / zakończ) 

(gdy chcesz zapisać zmiany - kliknij w prawym, górnym rogu karty, zielony przycisk "Gotowe")

Info (prawy, górny róg) - ustawienia projektu / załączniki / aktywność / zapraszanie współpracowników. Tu znajdziesz również opcję wydruku, możliwość filtrowania, sortowania itp.

Skrzynka spraw

Tutaj ląduje wszystko, co przychodzi Ci do głowy. Podczas przeglądu, po kliknięciu w wybrane zadanie zobaczysz więcej opcji. Możesz przenieść zadanie do odpowiedniego projektów, wykonać je od razu lub zamienić zadanie na projekt. Każde zadanie zawsze możesz zamienić w projekt, nawet jeśli jest ono przyporządkowane do innego projektu. Możesz również określić datę wykonania (wtedy będzie pokazywało się również w widoku kalendarza i - co jest super - automatycznie stanie się priorytetem w dniu, w którym przypada jego wykonanie). 

Możesz również przypisać kategorie (konteksty w GTD) oraz, jeśli zadanie powtarza się cyklicznie, zaznaczyć również i to. Przypiszesz tu także szacunkowy czas, potrzebny na wykonanie zadania - co pozwoli lepiej zaplanować dzień.

Jeśli utworzysz projekt i przypiszesz do niego zadania, na dole będziesz mogła "śledzić" postępy ich realizacji:

Do każdego zadania możesz dodać notatkę w formie tekstu, check listy, notatki z Evernote itp.:

Wydrukuj sobie listę

Listę zadań możesz wydrukować z widoku priorytetów, kalendarza lub projektu. Kliknij na ikonkę "i" (info) i na pierwszej zakładce (koło zębate - ustawienia) znajdziesz możliwość wydruku. Po kliknięciu "Drukuj" zaznacz wybrane opcje i kliknij na dole zielony przycisk "Drukuj". Otworzy Ci się dokument PDF, który możesz wydrukować.

Wygląda to tak:

Dodaj własne kategorie

Do czego służą kategorie (czyli konteksty w GTD) możesz przeczytać np. tu.

Wejdziesz w Kategorie (zielona flaga) i plusem dodaj nowe. Po dodaniu możesz zmienić ich ikony i kolory - , kliknij na dole "trzy kropki", zaznacz kategorię, którą chcesz zmienić, kliknij na dole "Zmień", wybierz ikonę i kolor a na koniec zatwierdź zmiany zielonym przyciskiem "Gotowe".

Integracja z innymi aplikacjami

Nozbe możesz połączyć z Kalendarzem Google, Dyskiem Google, Evernote, Dropboxem, Boxem i OneDrivem. Możesz też ustawić swój adres e-mail, na który będziesz mogła przesyłać zadania mailem (lub przekazywać e-maile do Nozbe). Wszystko to ustawisz w zakładce "Ustawienia" > "Integracje":

Więcej tutoriali oraz filmy instruktażowe znajdziesz na stronie pomocy Nozbe. Jest tego bardzo, bardzo dużo więc najlepiej sobie zaplanować naukę ;-) Możesz też skorzystać z bazy wiedzy dostępnej bezpośrednio w aplikacji, o tu:

Jeśli chcesz zacząć lepiej planować i panować nad zadaniami, możesz też dodać jako projekt (szablon Nozbe.HOW) do swojego Nozbe bezpłatny kurs: "10 Kroków Do Maksymalnej Produktywności" (kliknij) - tak będzie Ci łatwiej rozplanować sobie poszczególne lekcje.

Follow @serwisantka

Tweet to @serwisantka